Được áp dụng lần đầu tiên tại Toyota và ngay sau đó, 5s đã nhanh chóng được các công ty khác tại Nhật Bản đưa vào ứng dụng. 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”
- Session (sắp xếp)
- Shitsuke (sẵn sàng)
- Seiketsu (săn sóc)
- Seiso (sạch sẽ)
- Seiri (sàng lọc)
Hiểu một cách đơn giản thì 5s là phương pháp quản lý của các doanh nghiệp kinh doanh nhằm mục đích cải tiến môi trường và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên của. Từ nhà xưởng đến văn phòng, nơi nào có hoạt động của con người thì nơi đó cần phải phân loại, sắp xếp và cần sạch sẽ.
Do đó, nếu không có hoạt động 5s thì không thể quản lý và cải tiến được môi trường làm việc chuyên nghiệp, phát triển. Nguyên tắc 5s giúp ngăn chặn sự xuống cấp của các nhà máy, tạo ra sự thông thoáng cho nơi làm việc. Đồng thời, tiết kiệm thời gian kiếm tìm hồ sơ, vật tư và tránh sự nhầm lẫn cho công nhân viên trong lúc làm việc.
SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.
SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.
SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kỳ.
SEIKETSU (Săn sóc): Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.
SHITSUKE (Sẵn sàng): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.
Lý do ngày càng có nhiều doanh nghiệp/ cá nhân áp dụng phương pháp 5S
Đây là phương pháp phổ biến được áp dụng cho nhiều loại mô hình doanh nghiệp như hiện nay, vì kaizen 5S dễ thực hiện và mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt phương pháp này giúp đảm bảo được tối ưu các lợi ích sau của doanh nghiệp:
- Tạo nên môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp hơn.
- Giúp cho các thành viên trong tổ chức tạo nên thói quen, xây dựng văn hóa tốt trong môi trường làm việc.
- Tạo điều kiện nâng cao năng suất hiệu quả, cải thiện tinh thần làm việc.
- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng trong công việc.
- Tạo nên niềm tự hào cho toàn thể nhân sự trong doanh nghiệp về một môi trường làm việc chất lượng.
- Làm tiền đề mang lại nhiều may mắn, cơ hội kinh doanh cho tổ chức.
- Giúp các hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện hơn.
- Thực hiện tốt 5S sẽ góp phần đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:
- Productivity: giúp cải tiến năng suất.
- Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Cost: Giảm chi phí sản xuất.
- Delivery: Giao hàng đúng thời điểm.
- Safety: Đảm bảo an toàn cho nhân viên.
- Morale: Nâng cao tinh thần làm việc của tất cả các thành viên trong tổ chức.
Lý do phương pháp 5S được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, tổ chức
- 5S là một trong những phương pháp dễ dàng áp dụng trong doanh nghiệp với quy mô hình thức tổ chức, lĩnh vực khác nhau.
- Phương pháp để thực hiện theo các tiêu chí của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
- Trên nền bản mọi cá nhân đều thích sự sạch sẽ, tiện nghi, môi trường làm việc tốt, chất lượng cao.
4 yếu tố để áp dụng phương pháp 5S thành công
- Lãnh đạo phải luôn cam kết hỗ trợ trong quá trình thực hiện phương pháp 5S. Đây là yếu tố đầu tiên tạo nên sự thành công, bởi vì sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo sẽ tạo động lực hình thành các nhóm cộng tác và vô cùng cần thiết.
- Tinh thần tự nguyện tham gia của các thành viên trong tổ chức sau khi ý thức được ý nghĩa của phương pháp 5S họ sẽ chủ động thực hiện theo quy định đã được mọi người đồng thuận và ban hành từ cấp lãnh đạo.
- Thực thi các hoạt động đào tạo cho nhân viên về phương pháp 5s và các nguyên tắc cơ bản trong việc sắp xếp thiết bị và phân công nhiệm vụ giữ gìn vệ sinh chung khu vực làm việc. Đây chính là bước đầu tiên tạo nên tinh thần sẵn sàng hành động theo chương trình khởi nguồn của toàn doanh nghiệp, tổ chức.
- Yếu tố cuối cùng là lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn tiêu chuẩn ban đầu đã đặt ra nhằm nâng cao chất lượng cải thiện môi trường làm việc đạt hiệu quả tối ưu nhất.
Nguồn: sưu tầm